Diagnostic Logistique

Diagnostic logistique

Bien souvent, les entreprises s'interrogent sur la pertinence de leur organisation logistique. Les responsables sont conscients du fait que l'on pourrait améliorer l'efficacité et la pertinence du système. Ils ont même par eux mêmes identifiés déjà certains dysfonctionnement et esquissés quelques axes possibles d'amélioration, mais ils redoutent éventuellement les effets sur d'autres aspects. Le changement apporté à ce processus peut il avoir des effets sur tel autre processus? Quels sont les effets en chaîne que pourraient apporter telles ou telles modifications . Est ce par cette action qu'il faut démarrer ? Comment être sur de ne pas se tromper ? Y a t-il d'autres scénarios possibles pour faire évoluer le système ? quels seront les impacts sur les coûts et sur la qualité de service ?

Dans bien des cas , les responsables ont du mal à sortir de leurs schémas habituels et le besoin d'un oeil neuf extérieur à l'entreprise se fait sentir. Un consultant expérimenté aura une vision critique du fonctionnement et apportera une expérience issue de nombreux cas de figure rencontrés.

A travers différents exemples vécus, nous allons illustrer le déroulement d'un diagnostic logistique. Nos exemples resteront forcément anonymes pour des raisons de déontologie et de confidentialité. Même si aucun diagnostic ne se ressemble et est un cas spécifique, on retrouve une démarche générale et une méthodologie qui permettent de décrire l'action d'un consultant dans ce type de démarche.

Les termes diagnostic et audit, prêtent généralement à confusion. Le diagnostic peut être défini comme une démarche d’analyse de l´état d´un organisme, en vue d´identifier ses points forts et ses insuffisances, tout en proposant des actions d´amélioration.

Quant à l’audit, la norme ISO 8402 le définit comme étant un examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et résultats relatifs à la qualité satisfont aux dispositions préétablies et si ces dispositions sont mises en oeuvre de façon efficace et apte à atteindre les objectifs. Il cherche aussi à évaluer l'adéquation et le fonctionnement de tout ou partie des actions menées dans une organisation par référence à des normes. un audit consiste à :
- Procéder à la vérification les données et les informations qu’elle communique ;
- Contrôler le respect des normes et des instructions relatives à cette fonction ;
- Analyse l'efficacité de la mise en oeuvre des moyens par rapport aux objectifs.

L'audit et le diagnostic sont deux démarches qui divergent à plusieurs niveaux, toutefois, l'une n’exclue forcement pas l'autre. Les deux démarches se complètent.

- Ainsi, si le champ d'intervention de l'audit en tant qu'une opération de contrôle destinée à vérifier la conformité par rapport à une norme de référence, le diagnostic apparaît comme une approche destinée à vérifier la valeur, la pertinence et la cohérence de ce qui est fait.
- si le diagnostic possède une dimension stratégique et s'accompagne souvent d'une modification des priorités de l'entreprise, de ses structures et de sa culture; l'audit, qui fonctionne avec un référentiel préétabli au déclenchement de la mission, ne possède qu’une marge d'action et d’ajustement plus réduite.
- si dans l'audit la solution du problème se trouve dans les marges de manoeuvre délimitées par le référentiel, le diagnostic adopte une démarche heuristique et se révèle donc plus adapté à la prise en compte des dérives que connaissent les entreprises en relation avec la volatilité de l'environnement et les adaptations organisationnelles nécessaires.
- l'audit suppose l'existence d'objectifs et de procédures formalisés, le diagnostic peut être réalisé même dans des organisations où la fonction concernée (qualité, logistique…) est faiblement structurée.
L'audit est effectué de façon régulière, selon un programme défini, alors que le diagnostic est plutôt mis en oeuvre ponctuellement en fonction des besoins ressentis par l'entreprise

On peut distinguer différents cas déclenchant la demande de réalisation d'un diagnostic logistique:

- un dysfonctionnement logistique constaté: une contre-performance, un mécontentement des clients, un taux de litiges important, des retours importants..., une absence de coordination commercial/ production/logistique, des difficultés de communication avec les fournisseurs et les clients…
- des changements stratégiques ou structurels touchant l'environnement de l'entreprise comme la mise en place de nouveaux schémas logistiques par les clients, une réorganisation, une restructuration, une fusion, un regroupement
- des coûts logistiques perçus comme élevés par rapport à la concurrence, une moins bonne qualité que la concurrence, des réclamations clients, une augmentation forte des litiges, une faible productivité des entrepôts ou une grande disparité dans la productivité des entrepôts, des surcoûts permanents de transports du fait d'un appel permanent à de l'express , une augmentation des erreurs, des retards de livraison, …

Exemple : Déroulement de la démarche de Diagnostic en 3 phases

Un diagnostic logistique est une étude des performances de l'entreprise sur son marché et dans son environnement à un instant T( on se sert généralement de la ou des périodes précédentes en faisant un focus sur les évolutions des derniers mois) et une analyse de sa situation concurrentielle actuelle au niveau stratégique et opérationnel. Le diagnostic vise à traiter les dysfonctionnements d'organisation et à améliorer la performance logistique. Le déroulement chronologique d’un diagnostic logistique se fait en trois phases principales:

Phase 1 :Etude de l'existant - Compréhension de la problématique logistique de l’entreprise, analyse de son fonctionnement actuel et des problèmes rencontrés- recueil des données de base - entretiens avec les différents responsables pour bien comprendre la gestion des flux physiques et administratifs

Phase 2: Scénarios possibles d'évolutions- Axes d'améliorations possibles Examen et évaluation des solutions possibles (scénarios d’évolutions )

Phase 3: Plans d'actions

Établissement et mise en place d’un plan d’action: actions Immédiates, actions de progrès et actions de projets.

Phase 4: Mise en oeuvre (optionnelle) Le contrôle de la mise en oeuvre des actions ne fait pas partie intégrante du diagnostic. c'est une action potentielle qui intervient à l'issue du diagnostic et qui peut être réalisée en co-production entre l'entreprise et le consultant ou directement par l'entreprise elle même

Extrait dune proposition commerciale A22,Expert en Logistique

OBSERVER pour COMPRENDRE :
il s'agit de faire un état des lieux détaillé, de bien comprendre les pratiques existantes relatives aux processus en termes de fonctionnement interne et de coordination avec les autres entités de la chaîne logistique.

ANALYSER pour IDENTIFIER : il s’agit de déterminer les axes prioritaires de travail et les efforts à consacrer en termes de re-engineering des processus d’une part et d’intégration de ces processus dans l’organisation d’autre part. Les axes prioritaires concernent dans le cadre de cette étude par exemple la nécessité de l’existence ou non de l’entrepôt hub et sous quel statut (en propre ou externalisé) et la réalisation du transport en fonction de différentes hypothèses d'évolution avec la grande distribution ( taux de collecte, taux de livraison,...)

EVALUER pour PROPOSER :
il s’agit de rechercher et/ou concevoir, pour chaque axe de progrès, les solutions possibles et d’évaluer leur pertinence. Cette phase pourra par exemple développer des solutions relatives aux processus d’enregistrement et de traitement des litiges clients, aux process de gestion des commandes, aux modalités d’exécution des commandes (contrôles des stocks, conditions commerciales…),aux processus et outils de planification des ventes (gestion des quotas, des ruptures, des priorités clients…),